Sortieren von Berichtsdaten

Die Informationen in einem Bericht werden direkt aus dem Feldern des Layers oder der Tabelle extrahiert, auf denen der Bericht basiert. Eine Möglichkeit der Anpassung besteht in der Organisation der Berichtsdaten. Durch Einteilung von Informationen in Gruppen können Trends hervorgehoben werden, die andernfalls unbemerkt blieben. So können Sie zum Beispiel die Datensätze bestimmter Mitarbeiter nach Abteilung gruppieren und aufsteigend nach ihrem Einstellungsdatum sortieren.

Es gibt drei Möglichkeiten der Organisation von Berichtsdaten:

• Gruppierung: Erfassen von Berichtsdatensätzen nach einem gemeinsamen Wert.
• Sortierung: Alphabetische oder numerische Organisation von Berichtsdatensätzen auf der Basis der Werte in einem oder mehreren Feldern. Die Felder können in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert werden. Optional kann hier auch nach Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden.
• Summenstatistik: Darstellung des vollständigen Satzes an Informationen für die Berichtsdatensätze. Beispiele: Anzeige des durchschnittlichen oder maximalen Wertes eines numerischen Feldes oder der Gesamtzahl für einen Zeichenfolgewert eines Feldes.

Durch Kombination verschiedener Organisationsmethoden lässt sich ein Bericht erstellen, der sowohl sortierte Informationen als auch eine Kurzübersicht in Form einer Zusammenfassung bietet. Auch die Daten in vorhandenen Berichten lassen sich nachträglich noch gruppieren und sortieren, wobei die Gruppierung und Sortierung nach der ursprünglichen Berichterstellung aktualisiert werden kann.

Organisieren von Daten im Bereich "Neuen Bericht erstellen"

Gruppierung und Sortierung sind optionale Organisationsmethoden für Berichtsdaten, die Sie schon während der Berichterstellung definieren können. Gehen Sie wie folgt vor, um Daten im Bereich Neuen Bericht erstellen zu organisieren:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Projekt auf Neuer Bericht , um den Bereich Neuen Bericht erstellen zu öffnen.

   Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf einen Layer im Bereich Inhalt klicken. Anschließend klicken Sie auf Neuer Bericht , um den Bereich zu öffnen und die Datenquelle des Berichts direkt festlegen zu lassen.

2. Prüfen oder aktualisieren Sie im Bereich Neuen Bericht erstellen die Optionen Berichtsname und Datenquelle, und klicken Sie auf Weiter.
3. Geben Sie unter Daten filtern die Felder und Zeilen an, die im Bericht angezeigt werden sollen, und klicken Sie auf Weiter.
4. Wählen Sie unter Daten organisieren die Felder aus, nach denen die Daten gruppiert werden sollen, und geben Sie eine Sortierrichtung an.

   Die Sortierrichtungen sind "Aufsteigend" und "Absteigend", wobei jeweils optional die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt werden kann. Wenn es mehrere Gruppen gibt, werden diese in absteigender Reihenfolge sortiert.

5. Geben Sie zusätzliche Optionen für die Datensortierung an. Diese Sortierung wird jeweils innerhalb einer Gruppe angewendet. Es können nur nicht gruppierte Felder ausgewählt werden, weil im Anschluss an die Sortierung, die für gruppierte Felder erforderlich ist, mehrere Sortierungen in absteigender Reihenfolge durchgeführt werden.
6. Geben Sie bei Bedarf an, dass Summenstatistiken berücksichtigt werden sollen.
7. Klicken Sie auf Weiter, um die Ausführung der Option Bericht gestalten fortzusetzen, oder klicken Sie auf Fertig stellen, um den Bericht mit der aktuellen Konfiguration zu erstellen.

Hinzufügen einer Gruppierung in einen Bericht über das Menüband

Ein Bericht kann jederzeit mit einer zusätzlichen Gruppierung versehen werden; gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in der Gruppe Daten auf der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Gruppe, um das Dialogfeld "Gruppe anzeigen" zu öffnen.
2. Wählen Sie das Feld, nach dem Sie die Daten gruppieren möchten, sowie die gewünschte Sortierrichtung aus.
3. Klicken Sie auf OK.

Eine neue Gruppenkopfzeile und -fußzeile wird zum Bericht hinzugefügt.

Ändern der Datenorganisation in den Berichtseigenschaften

Eine einmal festgelegte Sortierung und Gruppierung kann folgendermaßen geändert werden:

1. Klicken Sie im Bereich Inhalt mit der rechten Maustaste auf den Berichtstitel und dann auf Eigenschaften.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Gruppierung und Sortierung.
3. Wählen Sie die Felder, nach denen Sie die Daten gruppieren möchten, sowie die gewünschte Sortierrichtung aus.
4. Geben Sie zusätzliche Optionen für die Datensortierung an.

   Alternativ können Sie auf die Schaltfläche Löschen klicken, um alle Gruppierungs- und Sortierungsoptionen zu entfernen.

5. Klicken Sie auf OK, um die Änderung zu übernehmen.