Eine wichtige Eigenschaft von Berichten ist die Aufteilung in Abschnitte und Unterabschnitte. Über Abschnitte erhalten Sie die Informationen, die Sie benötigen. Anhand von Unterabschnitten können Sie diese in einem konsistenten Format anordnen.
Ein Berichtsabschnitt besteht aus sieben Unterabschnitten. Fünf davon sind Standardunterabschnitte: Berichtskopf, Seitenüberschrift, Details, Seitenfußzeile und Berichtsfuß, in genau dieser Reihenfolge. Die Gruppierung ist optional und führt eine Organisationsebene ein, die durch die Aggregation gemeinsamer Felder entsteht. Wenn eine Gruppierung verwendet wird, enthält der Berichtsabschnitt zwei weitere Unterabschnitte für jede Gruppe: eine Gruppenkopfzeile und Gruppenfußzeile. Die einzelnen Unterabschnitte werden in der folgenden Tabelle beschrieben.
| Unterabschnitt | Position | Beschreibung |
|---|---|---|
Berichtskopfzeile | Wird zu Beginn des Berichtsabschnitts angezeigt. | Dieser Unterabschnitt enthält normalerweise den Berichtstitel. Sie können ihn anpassen, um weitere Berichtselemente wie das Ursprungsdatum oder Unternehmenslogo aufzunehmen. Der Berichtskopf wird standardmäßig als Titelseite verwendet. Mit dieser Option nimmt der Berichtskopf beim Export die gesamte Größe der Seite ein. Die Option kann auf der Registerkarte Berichtskopfzeile deaktiviert werden. |
Seitenkopfzeile | Wird oben auf jeder Seite wiederholt, befindet sich auf der ersten Seite jedoch unter der Berichtskopfzeile. | Feldkopfzeilen sind normalerweise Teil der Seitenüberschrift, sodass jede Zeile mit diesen Definitionen beginnt. Standardmäßig wird die Seitenüberschrift auf jeder Seite nach der Berichtskopfzeile angezeigt. Legen Sie mithilfe der Option Kopfzeile ausschließen von Seite(n) auf der Registerkarte Seitenüberschrift fest, welche Seiten diesen Unterabschnitt enthalten. |
Gruppenkopfzeile | Wird zu Beginn jeder neuen Gruppe von Datensätzen angezeigt. | Der gruppierte Feldwert wird in der Gruppenkopfzeile angegeben. Beispielsweise wird in einem Bericht, in dem Orte nach Landkreisen gruppiert werden, das Feld mit dem Landkreis in die Gruppenkopfzeile aufgenommen. Standardmäßig wird eine Gruppenkopfzeile einmal am Anfang jeder neuen Gruppe unmittelbar nach etwaigen vorausgehenden Informationen angezeigt. Dieses Verhalten können Sie mithilfe der Optionen Auf neuer Seite starten und Auf jeder Seite wiederholen auf der Registerkarte Gruppenkopfzeile ändern. Zusätzlich können Sie das Feld zur Definition der Gruppe auf dieser Registerkarte ändern. |
Details | Folgt auf die Informationen in der Kopfzeile. | Der Attributinhalt, der im Bericht angezeigt wird. An dieser Stelle aufgeführte Felder werden in jeder Zeile der Quelle einmal wiederholt. Standardmäßig wiederholt sich der Detailabschnitt bei jedem Attributdatensatz. Mithilfe der Option Auf neuer Seite starten auf der Registerkarte Details können Sie für jeden Datensatz eine neue Seite anlegen. Alternativ können Sie auf derselben Registerkarte die Option Textelemente umbrechen aktivieren, sodass jeder Datensatz basierend auf der Länge der Informationen in jedem Attribut dynamisch erweitert werden kann. Zusätzlich können Sie auf dieser Registerkarte die Option Zusammenhalten aktivieren, um einen Seitenumbruch innerhalb eines Datensatzes zu verhindern. Optional können Sie die Hintergrundfarbe für alle Zeilen auswählen. Aktivieren Sie die Option Alternative Zeilenfarbe und wählen Sie eine zweite Farbe aus, um ein alternierendes Muster aus den beiden Farben zu erstellen. |
Gruppenfußzeile | Wird am Ende jeder Gruppe von Datensätzen angezeigt. | Standardmäßig werden in diesem Unterabschnitt Summenstatistiken angezeigt. |
Seitenfußzeile | Wird unten auf jeder Seite wiederholt. | Standardmäßig werden in diesem Unterabschnitt Seitenzahlen angezeigt. Standardmäßig wird die Seitenfußzeile unten auf jeder Seite angezeigt. Legen Sie mithilfe der Option Fußzeile ausschließen von Seite(n) auf der Registerkarte Seitenfußzeile fest, welche Seiten diesen Unterabschnitt enthalten. |
Berichtsfußzeile | Wird am Ende des Berichts angezeigt. | Dieser Unterabschnitt des Berichts enthält normalerweise abschließende Informationen wie eine Zusammenfassung oder bibliografische Angaben, die nur einmal benötigt und am Ende eines Berichtsabschnitts aufgeführt werden. Standardmäßig werden in diesem Unterabschnitt Statistiken angezeigt. Standardmäßig folgt die Berichtsfußzeile unmittelbar auf die vorausgehenden Informationen. Mithilfe der Option Auf neuer Seite starten auf der Registerkarte Berichtsfußzeile können Sie für jede Fußzeile eine eigene Seite anlegen. Verwenden Sie alternativ die Option Am unteren Seitenrand ausrichten auf dieser Registerkarte, sodass der Fußzeilenbereich genügend Platz bietet, damit die Berichtsfußzeile am unteren Seitenrand ausgerichtet werden kann. |
Hinweis:
Im Bereich Inhalt kann die Anordnung von Unterabschnitten nicht geändert werden. Sie können allerdings mit der rechten Maustaste auf eine Gruppenkopfzeile klicken, um diese im Bericht nach oben oder unten zu verschieben. Gruppenkopfzeilen lassen sich auf ähnliche Weise neu anordnen, damit die Datenorganisation erhalten bleibt.
Wenn Sie einen Bericht erstellen, wird die Höhe der einzelnen Unterabschnitte automatisch anhand der Höhe der enthaltenen Elemente berechnet. Elemente können statisch (z. B. Titel, Untertitel oder Spaltenüberschrift) oder dynamisch (z. B. Seitenzahl, Bilder, Linien, Rechtecke und Hintergrundfarben) sein. Wie bei Unterabschnitten wird die Größe von Elementen bei der Berichterstellung automatisch festgelegt. Die Größe von Unterabschnitten und Elementen kann mit dem Werkzeug Selektieren 
angepasst und ihre Position geändert werden. Stellen Sie sicher, dass die Größe der Elemente in einem Unterabschnitt richtig eingestellt ist, damit beim Export keine Daten abgeschnitten werden.
Um die Höhe eines Unterabschnitts zu steuern, können Sie in der Gruppe Größe auf der Registerkarte des Menübandes, die den Namen der Registerkarte trägt, z. B. Berichtskopfzeile, einen neuen Wert für die Höheneigenschaft eingeben oder die Höhe manuell erweitern, indem Sie den ausgewählten Unterabschnitt direkt in der Berichtsansicht mit aktivem Werkzeug Selektieren umformen. Die Breite ist in allen Unterabschnitten gleich und wird von der Seitenbreite, die Sie für den Bericht festlegen, vorgegeben. Unterabschnitte können auch aus der Ansicht ausgeblendet werden.
Hinweis:
Ein Unterabschnitt kann nicht in eine geringere Größe als das kleinste in ihm enthaltene Element geändert werden. Um die Größe eines Unterabschnitts weiter zu verringern, müssen Sie die Elemente in ihm entfernen oder sie an den Anfang des Unterabschnitts verschieben.
Wählen Sie optional für einen Unterabschnitt auf der entsprechend benannten Registerkarte eine Hintergrundfarbe aus.