La plantilla de informe no contiene datos, pero puede definir cómo se organizarán inicialmente los datos en el informe resultante. Configure la agrupación, el ordenamiento y las estadísticas de resumen para asegurarse de que estos indicadores se rellenan previamente cuando la plantilla se utiliza para crear un informe.
Igual que se agregan campos a una plantilla, debe definir cómo localiza la plantilla el campo correspondiente. Existen tres maneras de definir cómo una plantilla reconocerá un campo:
- Usar orden de dibujo de elementos para el índice de campo: rellene los campos utilizando el orden de la base de datos. Por ejemplo, el primer campo de la plantilla se asociará al primer campo de la tabla.
Nota:
- Si utiliza este método para agrupar, solo se admite una instancia.
- Este método no es compatible cuando se agregan estadísticas de resumen.
- Especificar índice de campo: utilice el índice de base de datos para especificar el campo que se va a utilizar. Debe proporcionar el Índice de campo y el Filtro de campo correspondientes. El índice tiene base cero. En la tabla siguiente se describe cómo utilizar combinaciones de índice y filtro para definir el campo.
Tipo de filtro Descripción Todo
En el campo se incluyen todos los campos. Esta es la opción predeterminada.
El uso de este tipo de filtro y de un valor de índice de campo de 5 significa utilizar el sexto campo de la tabla.
Texto
Solo se indexan campos de texto.
El uso de este tipo de filtro y de un valor de índice de campo de 3 supone utilizar el cuarto campo de texto.
Numérico
Solo se indexan campos numéricos.
El uso de este tipo de filtro y de un valor de índice de campo de 4 supone utilizar el quinto campo numérico.
Fecha
Solo se indexan campos de fecha.
El uso de este tipo de filtro y de un valor de índice de campo de 2 significa utilizar el tercer campo de fecha.
- Nombre: introduzca manualmente el nombre del campo que utilizará la plantilla al crear un informe.
Agregar un grupo a una plantilla desde la cinta
De forma predeterminada, las plantillas de informe no incluyen la agrupación, aunque se puede agregar uno o varios grupos. Agregue un solo grupo desde la cinta mediante los pasos siguientes:
- En la pestaña Insertar, en el grupo Datos, haga clic en el botón Grupo
para abrir el cuadro de diálogo Insertar grupo. - Defina cómo la plantilla reconocerá el campo.
- Elija la dirección en que se ordenará el grupo.
- Haga clic en Aceptar.
Se agrega un nuevo encabezado y pie de grupo a la sección del informe.
Configurar la organización de datos en las propiedades del informe
Una vez que se crea la plantilla, la configuración de ordenamiento y agrupación puede cambiarse mediante los pasos siguientes:
- En el panel Contenido, haga clic con el botón derecho en el nombre de la sección del informe y haga clic en Propiedades para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de informe.
- Haga clic en la pestaña Agrupación y ordenación.
- Haga clic en el botón Agregar grupo nuevo para abrir el cuadro de diálogo Insertar grupo.
También puede hacer clic en el botón Borrar para eliminar todas las agrupaciones y ordenamientos o en el botón Quitar
para eliminar cada nivel de agrupación por separado. - Defina cómo la plantilla reconocerá el campo.
- Elija la dirección en que se ordenará el grupo.
- Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
La nueva agrupación aparece en el cuadro de diálogo Propiedades de informe.
- Haga clic en el botón Agregar campo de ordenamiento para abrir el cuadro de diálogo Insertar campo de ordenamiento.
También puede hacer clic en el botón Borrar para eliminar todas las agrupaciones y clasificaciones o en el botón Quitar
para eliminar cada nivel de ordenamiento por separado. - Defina cómo la plantilla reconocerá el campo.
- Utilice el menú desplegable Ordenar para elegir cómo se ordenará el campo.
- Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
El nuevo ordenamiento aparece en el cuadro de diálogo Propiedades de informe.
- Haga clic en Aceptar para aplicar este cambio.
Agregar estadísticas de resumen a una plantilla
Puede agregar estadísticas a un pie de grupo o a un pie de informe siguiendo estos pasos:
- Haga clic en la subsección Pie de grupo o Pie de informe en el panel Contenido o directamente en la vista de informe para activar la sección.
- En la pestaña Insertar, en el grupo Datos, haga clic en el botón Estadísticas de resumen para abrir la ventana Insertar estadística.
La galería Estadísticas enumera en una lista las opciones disponibles.
- Seleccione el tipo de estadística que desea calcular.
- Defina cómo la plantilla reconocerá el campo.
- Si lo desea, active la opción Agregar etiquetas asociadas a estadísticas para incluir una etiqueta anterior.
- Haga clic en Aceptar y, a continuación, dentro de la subsección para colocar el cuadro de elementos.
Se agrega el elemento de estadística y puede redimensionarse o reposicionarse.