Disponible avec une licence Workflow Manager.
Des pièces jointes peuvent être ajoutées à une tâche pour fournir des informations contextuelles supplémentaires ou des justificatifs à d'autres personnes travaillant sur une tâche. Une fois ajoutées comme pièces jointes, ces ressources peuvent devenir disponibles depuis tous les points d'entrée de Workflow Manager (Classic) (dans l'application ou sur le Web), selon le type de pièce jointe choisi. Toute personne disposant du privilège ManageAttachment peut ajouter ou retirer des pièces jointes dès lors que la tâche lui est attribuée ou qu'il en est propriétaire. Si la tâche est suspendue, vous pouvez continuer d'y joindre des pièces si vous détenez le privilège CanAddAttachesForHeldJobs. Il n'y aucune restriction quant aux types de fichiers pouvant être ajoutés à une tâche, mais les pièces jointes ne peuvent pas être ajoutées si la tâche est hors connexion ou fermée. Voici quelques exemples de pièces pouvant être jointes :
- Instructions liées à la tâche
- Propositions de tâche
- Documentation numérisée, cartes papier par exemple
- Fichiers TIFF pour le géoréférencement
- Python, scripts
- URL d'un site intranet
Les types de pièces jointes suivants peuvent être ajoutés à une tâche Workflow Manager (Classic) :
- Embedded file (Fichier intégré) : stocke directement le fichier dans la base de données Workflow Manager (Classic). Cette option offre particulièrement de la souplesse pour rendre le fichier accessibles depuis tous les emplacements Workflow Manager (Classic). Toutefois, le stockage direct de fichiers dans la base de données présente le risque d'augmenter très rapidement la taille de celle-ci. Aussi, il est conseillé de contacter d'abord son administrateur pour connaître la limite de taille de fichier autorisée (maxblobsize) pour votre base de données et vérifier qu'il s'agit d'une option adaptée pour votre organisation.
- Linked file (Fichier lié) : stocke un lien vers un fichier. Permet d'économiser de l'espace sur le disque mais, pour que cela soit efficace, le fichier doit être stocké dans un emplacement facilement accessible ou dans un système de fichiers partagés.
- URL : stocke une URL Web dans la base de données. Cette option est utile pour référencer des informations externes comme l'aide logicielle en ligne.
Des pièces jointes peuvent être ajoutées depuis l'onglet Job (Tâche) ou la fenêtre Job Attachments (Pièces jointes de la tâche) et gérées dans la fenêtre Job Attachments (Pièces jointes de la tâche). Les pièces jointes peuvent être filtrées dans la fenêtre Job Attachments (Pièces jointes de la tâche) à l'aide du champ Search (Rechercher).
Remarque :
Si l'utilisateur actuellement connecté et disposant des privilèges appropriés n'a pas accès au fichier lié et tente d'ouvrir ou de télécharger le fichier, une option permettant de naviguer jusqu'au fichier et de réparer les liens s'affiche.
Ajouter une pièce jointe à une tâche
Procédez selon les étapes suivantes pour ajouter une nouvelle pièce jointe à une tâche de sorte qu'elle soit accessible à tous les utilisateurs de la tâche.
- Dans l'onglet Job (Tâche), dans le groupe Manage (Gérer), cliquez sur Attachments (Pièces jointes), puis sur New Attachment (Nouvelle pièce jointe).
La boîte de dialogue Job Attachments (Pièces jointes de la tâche) s’affiche.
- Choisissez le type de pièce jointe à ajouter.
Embedded file (Fichier intégré)
Stocke le fichier dans la base de données
Linked File (Fichier lié)
Stocke un lien vers l'emplacement du fichier
URL
Stocke une URL Web
- Cliquez sur le bouton de navigation et choisissez le fichier à joindre. Pour une URL, saisissez l'adresse Web dans la zone de texte et cliquez sur OK.
La pièce jointe ajoutée est répertoriée sous Attachments (Pièces jointes).
Ajouter une pièce jointe à une tâche dans la fenêtre Job Attachments (Pièces jointes de la tâche)
Procédez selon les étapes suivantes pour ajouter une pièce jointe depuis la fenêtre Job Attachments (Pièces jointes de la tâche).
- Dans l'onglet Job (Tâche), dans le groupe Manage (Gérer), cliquez sur Attachments (Pièces jointes) > , Manage Attachments (Gérer les pièces jointes).
La fenêtre Job Attachments (Pièces jointes de la tâche) s'affiche.
- Cliquez sur le bouton Attachments (Pièces jointes)
.La boîte de dialogue Job Attachments (Pièces jointes de la tâche) s’affiche.
- Choisissez le type de pièce jointe à ajouter.
Embedded file (Fichier intégré)
Stocke le fichier dans la base de données
Linked File (Fichier lié)
Stocke un lien vers l'emplacement du fichier
URL
Stocke une URL Web
- Cliquez sur le bouton de navigation et sélectionnez le fichier à joindre. Pour une URL, saisissez l'adresse Web dans la zone de texte et cliquez sur OK.
La pièce jointe ajoutée est répertoriée dans la fenêtre Job Attachments (Pièces jointes de la tâche).
Ouvrir une pièce jointe à une tâche dans la fenêtre Job (Tâche)
Procédez selon les étapes suivantes pour ouvrir une pièce jointe depuis la fenêtre Job (Tâche).
- Dans l'onglet Job (Tâche), dans le groupe Manage (Gérer), cliquez sur Attachments (Pièces jointes).
La liste des pièces jointes de la tâche s'affiche dans un menu.
- Cliquez sur le nom de la pièce jointe que vous voulez ouvrir.
- Un fichier intégré s'ouvre en utilisant le programme par défaut correspondant à l'extension de fichier dans le système.
- Un fichier lié s'ouvre en utilisant le programme par défaut correspondant à l'extension de fichier dans le système, à condition que l'utilisateur ait accès à l'emplacement du fichier désigné par le lien.
- Une URL Web s'ouvre dans le navigateur par défaut.
Ouvrir une pièce jointe à une tâche dans la fenêtre Job Attachments (Pièces jointes de la tâche)
Procédez selon les étapes suivantes pour ouvrir une pièce jointe depuis la fenêtre Job Attachments (Pièces jointes de la tâche).
- Dans l'onglet Job (Tâche), dans le groupe Manage (Gérer), cliquez sur Attachments (Pièces jointes) > , Manage Attachments (Gérer les pièces jointes).
La fenêtre Job Attachments (Pièces jointes de la tâche) s'affiche.
- Double-cliquez sur le nom de la pièce jointe à ouvrir.
- Un fichier intégré s'ouvre en utilisant le programme par défaut correspondant à l'extension de fichier dans le système.
- Un fichier lié s'ouvre en utilisant le programme par défaut correspondant à l'extension de fichier dans le système, à condition que l'utilisateur ait accès à l'emplacement du fichier désigné par le lien.
- Une URL Web s'ouvre dans le navigateur par défaut.
Télécharger une pièce jointe à une tâche
Des fichiers intégrés et liés peuvent être téléchargés dans un emplacement sur le disque. Les fichiers liés ne peuvent être téléchargés que si l'emplacement désigné par le lien est accessible par l'utilisateur.
- Dans l'onglet Job (Tâche), dans le groupe Manage (Gérer), cliquez sur Attachments (Pièces jointes) > , Manage Attachments (Gérer les pièces jointes).
La fenêtre Job Attachments (Pièces jointes de la tâche) s'affiche.
- Positionnez le pointeur sur la pièce jointe que vous voulez télécharger et cliquez sur le bouton Dowload (Télécharger)
. - La boîte de dialogue Save As (Enregistrer sous), accédez à l'emplacement souhaité pour enregistrer la pièce jointe téléchargée.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le fichier est téléchargé à l'emplacement indiqué.
Supprimer une pièce jointe à une tâche
Procédez selon les étapes suivantes pour supprimer une pièce jointe à une tâche.
- Dans l'onglet Job (Tâche), dans le groupe Manage (Gérer), cliquez sur Attachments (Pièces jointes) > , Manage Attachments (Gérer les pièces jointes).
La fenêtre Job Attachments (Pièces jointes de la tâche) s'affiche.
- Positionnez le pointeur sur la pièce jointe que vous voulez supprimer et cliquez sur le bouton Delete (Supprimer)
.
La piièce jointe est supprimée.
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