Workflow Manager (Classic) : concepts

Disponible avec une licence Workflow Manager.

Vous trouverez ci-après des explications sur les différents concepts utilisés dans Workflow Manager (Classic) et la façon dont ils sont reliés entre eux.

Workflows

Un workflow est une représentation graphique d'une procédure de gestion qui vous permet d'organiser et standardiser votre processus. Dans Workflow Manager (Classic), le workflow représente l'ensemble des tâches qui doivent être effectuées. Le principal objectif du workflow est de garantir que tout le monde suit la même série d'étapes et qu'aucune n'est oubliée pendant l'exécution de la tâche. Dans Workflow Manager (Classic), le workflow peut être créé par un utilisateur disposant d'un accès d'administrateur. Les différents types de workflow pris en charge dans Workflow Manager (Classic) sont les suivants :

• Workflows séquentiels
• Workflows conditionnel ou de branche
• Workflows utilisant des boucles
• Workflows à étape unique

Un workflow contient des étapes correspondant à des tâches individuelles, reliées entre elles par des chemins qui définissent le flux. Chaque tâche individuelle devant être effectuée pour finaliser le processus de gestion est identifiée et créée par un type d'étape. Les types d'étape servent de modèles aux étapes devant être utilisées dans des workflows distincts. Les étapes sont des instances de types d'étape et sont associées à un workflow spécifique. Un workflow peut avoir plus instances du même type d'étape et chacune peut avoir des propriétés configurées différemment des autres. Workflow Manager (Classic) fournit une interface avec glisser-déposer simple d'utilisation qui permet de faire glisser les types d'étape dans le diagramme de workflow et de créer ainsi des workflows comprenant des instances d'étape.

Les instances d'étape déterminent la façon dont la tâche va être réalisée. Par exemple, une version va être automatiquement créée. Le chemin détermine le travail qui va être fait. Par exemple, si aucune version n'existe encore, elle va être créée. En revanche, s'il en existe déjà une, l'imagerie est découpée.

Les étapes peuvent être manuelles ou être associées à une logique d'exécution automatisée. Les étapes manuelles servent d'emplacements réservés pour les activités sans logique d'exécution associée. Par exemple, une étape de documentation dans un workflow n'aura pas de logique d'exécution associée et sera une activité manuelle. Les étapes automatisées sont associées à la même logique d'exécution : elles peuvent exécuter un code personnalisé, démarrer un fichier exécutable, ouvrir un fichier, démarrer ou exécuter une URL, démarrer ou exécuter un outil de géotraitement, etc.

Les étapes d'un workflow ont des propriétés qui déterminent qui effectue les tâches et comment le workflow est exécuté. Des étapes peuvent être attribuées à un utilisateur ou un groupe chargé d'effectuer la tâche, être exécutées automatiquement à leur tour et produire des étapes simultanée, entre autres comportements. Le chemin est lui aussi associé à des propriétés qui sont évaluées de sorte à décider automatiquement quelle tâche va être effectuée.

Les workflows doivent être validés avant d'être enregistrés. Seul un workflow valide peut être enregistré. Un workflow valide doit respecter les règles suivantes :

• Une seule étape de démarrage
• Une seule étape de fin
• Aucune étape flottante, toutes les étapes doivent être reliées
• Les étapes ne peuvent former une boucle avec elles-mêmes

Les workflows sont associés à des types de tâche et constituent des modèles pour les workflows de tâche. Le workflow de tâches est une instance d'un modèle de workflow similaire à une tâche, qui est elle-même une instance d'un type de tâche. Au besoin, les workflows peuvent être mis à jour après création des tâches, conformément à un paramètre système et à des privilèges appropriés. Toutefois, le workflow doit d'abord être engagé dans la base de données pour pouvoir être exécuté.

Les workflows peuvent être configurés pour adopter toute une gamme de comportements avancés et autoriser l'automatisation des workflows. Voici les comportements avancés qui peuvent être configurés :

• Exécution automatique du workflow lorsque la tâche est créée.
• Exécution automatique d'une série d'étapes une fois la première étape exécutée manuellement ou terminée.
• Exécution d'un autre workflow comme partie intégrante d'une étape du workflow en cours.

Tâche

Une tâche est une unité de travail unique réalisée dans une organisation et effectuée par une ou plusieurs personnes.

Etapes

Les types d'étape sont les blocs de construction de vos workflows. Ils fournissent les informations de base sur ce qui se produit lorsqu'une étape est exécutée et comment elle est représentée. Lorsqu'un type d'étape est ajouté à un workflow, il devient une étape mais continue de référencer toutes les propriétés du type d'étape d'origine. Plusieurs occurrences d'un même type d'étape peuvent apparaître dans un seul workflow. Les étapes et le chemin d'un workflow présentent des ornements pour indiquer des informations, telles que le type d'étape automatisée, le type de notification et l'attribution du chemin. L'étape peut aussi contenir une aide détaillée la décrivant ou fournir des instructions sur son déroulement.

Suspension d'étape

On entend par suspension d'étape la suspension de toutes les activités d'une tâche jusqu'à ce que la suspension soit annulée. Les suspensions peuvent être utiles de bien des manières, du contrôle de la tâche à sa prise en compte et au reporting la concernant. Une suspension empêche toute exécution de la tâche et mise à jour de ses propriétés pendant toute la durée où elle active. Quelques-unes de ces propriétés peuvent être remplacées par certains privilèges. Les informations sur la suspension ne sont pas supprimées de la tâche, même lorsque la suspension est annulée. Ces informations peuvent être utilisées pour déterminer la productivité lors de la prise en compte des retraits qui ont conduit à suspendre la tâche.

En savoir plus sur les dépendances et les types de tâche

Dépendance des tâches

Les dépendances des tâches établissent des relations entre les tâches. L'exécution d'une étape donnée d'une tâche peut être dépendante du statut ou de l'étape d'une autre. En définissant une dépendance de tâche, la progression de la tâche est limitée à l'étape en cours jusqu'à ce qu'une autre tâche est atteint un statut donné. Une dépendance de tâche est automatiquement annulée lorsque la tâche dépendante atteint le statut défini dans la dépendance. La dépendance comprend :

• La tâche devant être suspendue à l'étape actuelle
• La tâche dépendante
• Le statut de dépendance dans lequel doit se trouver a minima la tâche dépendante pour que la dépendance soit annulée

Lorsqu'une tâche ne peut pas progresser du fait d'une dépendance, vous êtes notifié de l'existence de la dépendance et vous pouvez accéder à des informations supplémentaires sur l'onglet Holds (Suspensions).

Remarque :

La dépendance de tâche est contrôlée par le privilège ManageDependencies. Si vous disposez de ce privilège, vous pouvez supprimer la dépendance de tâche et poursuivre le workflow de tâches sans en être empêché par une autre tâche.

En savoir plus sur les dépendances des tâches

Lieu d'intérêt

La localisation d'intérêt (LOI) représente l'étendue géographique d'une tâche. Son objectif est de mettre en évidence le lieu où le travail associé à la tâche doit être fait. La localisation d'intérêt (LOI) d'une tâche peut être un polygone ou un point et les LOI de toutes les tâches sont stockées dans une classe d'entités surfaciques ou ponctuelles, respectivement, dans le référentiel Workflow Manager (Classic). L'étendue du polygone de la tâche est appelée zone d’intérêt (AOI) et l'étendue de point est appelée point d'intérêt (POI).

La carte modèle utilisée pour définit la LOI est créée par un administrateur et stockée dans le type de tâche. La carte modèle spécifique du type de tâche s'affiche dans une vue cartographique lorsque l'étape Define LOI est exécutée. L'onglet Define LOI (Définir une LOI) offre plusieurs manières de définir une localisation d'intérêt pour une tâche. La définition des LOI dépend de privilège et ne peut être réalisée que par des personnes disposant des privilèges appropriés. La LOI d'une tâche peut être une ou plusieurs entités multi-parties. L'AOI peut être utilisée pour limiter les mises à jour effectuées pour une tâche spécifique dans une zone géographique.

Si une LOI est déjà définie pour une tâche, elle est accessible en tant que géosignet dans la carte de définition d'une LOI ou en tant que carte ouverte depuis une étape Workflow Manager (Classic). Les géosignets sont accessibles depuis l'onglet de la vue cartographique et le volet Bookmark (Géosignet). Lorsque vous cliquez sur un géosignet, la carte zoome sur la localisation d'intérêt définie pour la tâche.

En savoir plus sur la façon d'indiquer une localisation d'intérêt (LOI)

Remarque :

Cartes ArcGIS Pro exportées (.mapx) configurées à l'aide de ArcGIS Workflow Manager (Classic) Administrator, puis utilisées comme cartes modèles pour définir des localisations d'intérêt (LOI) dans ArcGIS Pro.

Utilisateurs et groupes

Les utilisateurs sont des individus enregistrés dans la base de données Workflow Manager (Classic) et associés à un identifiant Portal for ArcGIS ou ArcGIS Online spécifique Windows leur permettant d'être authentifiés automatiquement. Les utilisateurs sont essentiels pour contrôler les tâches disponibles et la façon de les exécuter, de les attribuer et de générer des rapports afférents. Ils sont utilisés pour :

• Autoriser/refuser l'accès à l'application
• Extraire les informations de connexion à la base de données
• Contrôler l'accès à des fonctionnalités spécifiques de l'application
• Historique des horodatages de l'utilisateur
• Attribution de travail aux individus

Les groupes d'utilisateurs permettent de classer les utilisateurs pour nombre de raisons, notamment pour affecter des privilèges ou des rôles, mais également pour classer les utilisateurs afin de leur affecter du travail. Vous pouvez associer plusieurs groupes à chaque utilisateur. Cela vous permet d'associer des privilèges (affectés à des groupes) à des utilisateurs en combinant les groupes.

Espace de travail de données spatiales

Un espace de travail de données spatiales contient des données spatiales qui sont utilisées lors de l'exécution de la tâche. Une tâche ne peut être associée qu'à un seul espace de travail de données à un instant T. Vous pouvez passer d'un espace de travail de données à un autre pour utiliser des données stockées dans plusieurs bases de données pendant le cycle de vie d'une tâche. L'espace de travail des données spatiales peut être configuré en tant que géodatabase avec le versionnement traditionnel. Il peut également l'être en tant que service d’entités avec le versionnement de branche.

Version

Le système Workflow Manager (Classic) gère automatiquement les versions. Vous pouvez réaliser des actions telles que la vérification et la création de version, le repointage de couches dans une version donnée et la suppression de version.

Workflow Manager (Classic) prend en charge le versionnement traditionnel et le versionnement de branche et accepte la modification des données par plusieurs utilisateurs dans leur propre version.

Dans un espace de travail de données versionnées traditionnelles, les données enregistrées dans une géodatabase peuvent être modifiées par plusieurs utilisateurs. Chaque tâche crée la version de la tâche et les données peuvent être repointées dans la version de la tâche. Les modifications de données spécifiques de la tâche sont effectuées dans la version de la tâche. Une fois les modifications apportées, la version peut être réconciliée et réinjectée dans la version parent.

Workflow Manager (Classic) prend en charge le versionnement de branche avec le même niveau de gestion que le versionnement traditionnel. Seul les couches de données provenant de l'espace de travail des données de services d'entités sont repointées dans la version de la tâche.

Pour en savoir plus sur le versionnement

Historique d'une tâche

Lorsqu'une nouvelle activité est effectuée sur une tâche (notamment création, réattribution, exécution de tâche ou modification de workflow, par exemple), le journal de l'historique est automatiquement mis à jour avec l'horodatage, le nom de l'utilisateur qui réalise l'activité et les informations relatives à l'activité elle-même.

Propriétés étendues

Les propriétés étendues sont des propriétés personnalisées qui vous permettent de stocker des propriétés adaptées aux activités, en fonction des besoins. Ces propriétés sont configurées par type de tâche car il est probable que des types de tâche différents doivent être associés à des propriétés différentes. Les propriétés étendues personnalisées s'affichent dans la vue de la tâche sous le titre par défaut Extended Properties (Propriétés étendues). Ce titre peut varier en fonction de la configuration du type de tâche. Ici, vous pouvez voir et mettre à jour, le cas échéant, les propriétés un-à-un (1–1). Les propriétés 1–1 ne comptent qu'un seul enregistrement pour chaque tâche dans la table de propriétés étendue.

Notifications

Les notifications sont des alertes par e-mail déclenchées par des événements dans le système Workflow Manager (Classic) tout au long du cycle de vie de la tâche. Les notifications permettent aux utilisateurs de travailler en toute confiance sans se soucier de manquer des attributions ou des correspondances de tâches. Voici quelques exemples de notifications intégrées :

• Tâche attribuée ou réattribuée
• Tâche créée
• Tâche fermée
• Exécution d’étape terminée
• Suspension annulée
• Propriétés étendues mises à jour

Les notifications peuvent être envoyées au moyen de l'étape automatisée Send/Notification ou dans le cadre d'une étape existante, à envoyer une fois l'étape terminée. Les notifications sont envoyées uniquement aux utilisateurs abonnés à Workflow Manager (Classic). Des jetons peuvent également être utilisés pour envoyer des notifications à l'utilisateur approprié, même s'il est encore inconnu au moment de la configuration de la notification. Les pièces jointes à la tâche peuvent être incluses dans la notification par courrier électronique pour donner à son destinataire des informations supplémentaires sur la tâche. Vous pouvez ajouter autant de nouvelles notifications que nécessaire et les utiliser dans vos workflows sans recourir à de la programmation. La configuration des notifications et l'attribution d'abonnés peuvent être effectués uniquement par des administrateurs.

Remarque :

Pour que les notifications puissent être envoyées, le serveur SMTP du système doit être configuré. Les paramètres SMTP sont définis dans les paramètres système Workflow Manager (Classic). Toutefois, une fois que ces paramètres ont été appliqués, ils sont consommés par ArcGIS Pro.

Tâches hors connexion

Les tâches hors connexion vous permettent d'utiliser les fonctionnalités de gestion du workflow même si vous n'êtes pas connecté au réseau de votre organisation. Grâce au travail hors connexion, vous pouvez effectuer les tâches qui vous ont été attribuées sur le terrain ou sans être connecté au réseau. Lorsque vous déconnectez une tâche, tous les éléments de configuration requis pour que la tâche puisse être réalisée hors connexion sont également déconnectés. Les tâches hors connexion sont signalées par une icône rouge. Les tâches hors connexion continuent d'être utilisables dans des requêtes mais ne peuvent pas être exécutées ou utilisées dans un environnement d'entreprise tant qu'elles n'ont pas été reconnectées. Les tâches hors connexion bénéficient de presque toutes les fonctionnalités disponibles pour les tâches connectées.

Suspendre l'exécution

L'exécution d'une étape de cartographie au long cours et d'étapes manuelles peut être suspendue pour les besoins d'une mise à jour plus longue et permettre d'effectuer le travail en dehors d'ArcGIS sur plusieurs heures ou jours entrecoupés de pauses.

Cette étape de cartographie ne peut être suspendue que si elle n'est pas configurée pour passer automatiquement à l'étape suivante. L'étape peut être suspendue à partir de la vue de tâche et de la vue cartographique à l'aide de l'option Suspend Step (Suspendre l’étape) si l'étape est en cours d'exécution. Dans la vue de tâche, la progression de l'exécution de l'étape est affichée lorsque l'étape de cartographie est exécutée. Dans la vue cartographique, l'option Suspend (Suspendre) est présentée lorsque vous tentez de fermer la carte.

L'étape manuelle peut être suspendue à partir de la vue de tâche à l'aide de l'option Suspend Step (Suspendre l’étape) pendant que l'étape s'exécute pour indiquer qu'elle a démarré et que son exécution est en cours.

Remarque :

Actuellement, les étapes manuelles ne peuvent pas être redémarrées si elles sont suspendues.