Eine Berichtsvorlage enthält keine Daten, doch kann definiert werden, wie die Daten in einem daraus erstellten Bericht anfänglich angeordnet sind. Konfigurieren Sie Gruppierung, Sortierung und Summenstatistiken, damit diese Eingabeaufforderungen vorab ausgefüllt werden, wenn aus der Vorlage ein Bericht erstellt wird.
Wie beim Hinzufügen von Feldern zu einer Vorlage müssen Sie festlegen, wie das entsprechende Feld von der Vorlage gefunden wird. Zum Definieren, wie Felder in einer Vorlage erkannt werden, gibt es drei Möglichkeiten:
- Für Feldindex Darstellungsreihenfolge der Elemente verwenden: Die Felder werden basierend auf der Reihenfolge in der Datenbank befüllt. Beispiel: Das erste Feld in der Vorlage wird mit dem ersten Feld der Tabelle verknüpft.
Hinweis:
- Bei Verwendung dieser Gruppierungsmethode wird nur eine Instanz unterstützt.
- Diese Methode wird nicht unterstützt, wenn Summenstatistiken hinzugefügt werden.
- Feldindex angeben: Das zu verwendende Feld wird über den Datenbankindex angegeben. Sie müssen einen entsprechenden Wert für Feldindex und Feldfilter angeben. Der Index ist nullbasiert. In der folgenden Tabelle wird beschrieben, wie das Feld mittels Index- und Filterkombinationen definiert wird:
Filtertyp Beschreibung Alle
Alle Felder werden in das Feld aufgenommen. Dies ist die Standardeinstellung.
Bei Verwendung dieses Filtertyps und des Feldindexwertes 5 wird das sechste Feld in der Tabelle verwendet.
Text
Nur Textfelder werden indiziert.
Bei Verwendung dieses Filtertyps und des Feldindexwertes 3 wird das vierte Textfeld verwendet.
Numerisch
Nur numerische Felder werden indiziert.
Bei Verwendung dieses Filtertyps und des Feldindexwertes 4 wird das fünfte numerische Feld verwendet.
Datum
Nur Datumsfelder werden indiziert.
Bei Verwendung dieses Filtertyps und des Feldindexwertes 2 wird das dritte Datumsfeld verwendet.
- Name: Geben Sie den Namen des Feldes, das in der Vorlage zur Berichtserstellung verwendet werden soll, manuell ein.
Hinzufügen einer Gruppierung zu einer Vorlage über das Menüband
Standardmäßig enthalten Berichtsvorlagen keine Gruppierung, jedoch können eine oder mehrere Gruppen hinzugefügt werden. Fügen Sie die folgenden Schritte aus, um über das Menüband eine einzelne Gruppe hinzuzufügen:
- Klicken Sie in der Gruppe Daten auf der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Gruppe
, um das Dialogfeld Gruppe einfügen zu öffnen. - Legen Sie fest, wie das Feld in der Vorlage erkannt wird.
- Legen Sie die Richtung fest, in der die Gruppe sortiert wird.
- Klicken Sie auf OK.
Eine neue Gruppenkopfzeile und eine neue Gruppenfußzeile werden dem Berichtsabschnitt hinzugefügt.
Konfigurieren der Datenorganisation in den Berichtseigenschaften
Nachdem die Vorlage erstellt wurde, können die Sortierungs- und Gruppierungseinstellungen folgendermaßen geändert werden:
- Klicken Sie im Bereich Inhalt mit der rechten Maustaste auf den Namen des Berichtsabschnitts, und klicken Sie dann auf Eigenschaften, um das Dialogfeld Berichtseigenschaften zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Sortierung.
- Legen Sie die Richtung fest, in der vorhandene Gruppen sortiert werden.
- Klicken Sie auf Sortierfeld hinzufügen, um das Dialogfeld Sortierfeld einfügen zu öffnen.
Alternativ können Sie auf die Schaltfläche Löschen klicken, um alle Sortierungseinstellungen zu entfernen, oder auf die Schaltfläche Entfernen
, um eine einzelne Sortierebene zu entfernen. - Legen Sie fest, wie das Feld in der Vorlage erkannt wird.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sortieren, und wählen Sie die Sortierung für das Feld aus.
- Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.
Die neue Sortierung wird im Dialogfeld Berichtseigenschaften angezeigt.
- Klicken Sie auf OK, um die Änderung zu übernehmen.
Hinzufügen von Summenstatistiken zu einer Vorlage
Sie können einer Gruppen- oder Berichtsfußzeile Statistiken hinzufügen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Klicken Sie im Bereich Inhalt oder direkt in der Berichtsansicht auf einen Unterabschnitt für die Gruppen- oder Berichtsfußzeile, um den Unterabschnitt zu aktivieren.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Daten auf Statistik, um das Fenster Statistik einfügen zu öffnen.
Die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten werden in der Galerie der Statistiken aufgelistet.
- Wählen Sie den gewünschten Statistiktyp für die Berechnung aus.
- Legen Sie fest, wie das Feld in der Vorlage erkannt wird.
- Aktivieren Sie optional die Option Der Statistik die entsprechenden Beschriftungen hinzufügen, um eine vorangestellte Beschriftung einzubinden.
- Klicken Sie auf OK und dann in den Unterabschnitt, um das Elementfeld zu platzieren.
Das Statistikelement wird hinzugefügt und kann in der Größe angepasst oder neu angeordnet werden.