La información mostrada en el informe procede directamente de los campos de la capa o tabla en que se basa el informe. Una forma de personalizar un informe es organizar sus datos. Cuando la información puede dividirse en grupos, puede resultar de ayuda resaltar tendencias que de otra forma pasarían desapercibidas. Por ejemplo, es posible que quiera tener ciertos registros de empleados agrupados por el departamento al que pertenecen y ordenarlos de forma ascendente en función de su fecha de contratación.
Los informes admiten los siguientes tres métodos de organización:
- Agrupar: recopilar registros del informe mediante un valor común.
- Ordenar: organizar los registros del informe en orden alfabético o numérico en función de los valores de uno o más campos. El orden puede ser ascendente o descendente. También puede utilizarse la distinción opcional entre mayúsculas y minúsculas.
- Estadísticas de resumen: muestra el conjunto completo de información de los registros del informe. Los ejemplos incluyen un valor de campo numérico promedio o máximo, así como el recuento total del valor de una cadena de un campo.
Si utiliza una combinación de los métodos organizativos disponibles, puede crear un informe que proporciona tanto detalles organizados como información de resumen para referencia rápida. El agrupamiento y la ordenación también pueden agregarse a un informe existente y actualizado tras la creación del informe inicial.
Organizar datos en el panel Crear nuevo informe
Agrupar y ordenar son niveles opcionales de organización que pueden aplicarse a los datos de su informe. Sin embargo, se pueden definir también durante la creación del informe. Para organizar los datos en el panel Crear nuevo informe, siga estos pasos:
- En la pestaña Insertar del grupo Proyecto, haga clic en Nuevo informe
para abrir el panel Crear nuevo informe.De forma alternativa, se puede hacer clic con el botón derecho en una capa del panel Contenido y hacer clic en Nuevo informe
para abrir el panel y configurar directamente la fuente de datos del informe. - En el panel Crear nuevo informe, revise o actualice las opciones Nombre de informe y Fuente de datos y haga clic en Siguiente.
- En las opciones Filtrar los datos, especifique los campos y filas que desea mostrar en el informe y haga clic en Siguiente.
- En las opciones de Organizar los datos, seleccione los campos por los que desea agrupar los datos y defina la dirección de ordenación correspondiente.
La dirección de ordenación incluye el orden Ascendente y Descendente, con la opción adicional de utilizar un orden que distingue entre mayúsculas y minúsculas. Varios grupos se ordenan de arriba abajo.
- Especifique cualquier orden adicional de datos que desee. Esta ordenación se verá dentro de cada grupo. Solo pueden seleccionarse los campos que no se están utilizando como grupos ya que se aplican varios niveles de ordenación de arriba abajo tras la ordenación requerida por los campos agrupados.
- Si lo desea, defina estadísticas de resumen para que se incluyan.
- Haga clic en Siguiente para continuar con las opciones de Diseñar el informe o haga clic en Finalizar para generar el informe utilizando la configuración actual.
Agregar un grupo a un informe desde la cinta
Se pueden agregar más grupos a un informe en cualquier momento siguiendo estos pasos:
- En la pestaña Insertar, en el grupo Datos, haga clic en el botón Grupo
para abrir el cuadro de diálogo Insertar grupo. - Seleccione el campo por el que desee agrupar y la dirección de ordenación correspondiente.
- Haga clic en Aceptar.
Se agregará un nuevo encabezado y pie de grupo a la sección del informe.
Cambiar la organización de datos en las propiedades del informe
La ordenación y la agrupación pueden cambiarse después de definirse con los siguientes pasos:
- En el panel Contenido, haga clic con el botón derecho en el título del informe y haga clic en Propiedades.
- Haga clic en la pestaña Agrupación y ordenación.
- Seleccione los campos por los que desea agrupar los datos y una dirección de ordenación correspondiente.
- Especifique cualquier orden adicional de datos que desee.
También puede hacer clic en el botón Borrar para eliminar todas las agrupaciones y ordenaciones.
- Haga clic en Aceptar para aplicar este cambio.