レポートに表示される情報は、レポートの基となるレイヤーまたはテーブルのフィールドから直接取り出されます。 レポートをカスタマイズする方法の 1 つは、データを整理することです。 情報をグループに分割できれば、そうでなければ見過ごしていたかもしれない傾向を強調することもできます。 たとえば、特定の従業員のレコードを所属する部門ごとにグループ化し、雇用日に基づいて昇順に並べ替えたりすることもできます。
レポートでは次の 3 つの整理方法がサポートされています。
- グループ化 - レポートのレコードを共通の値ごとに収集します。
- 並べ替え - レポートのレコードを、1 つ以上のフィールドの値に基づいて、アルファベット順または数値順に整理します。 並べ替えは昇順または降順に実行できます。 オプションで、大文字と小文字の区別も利用できます。
- 統計サマリー - レポートされるレコードについて必要な情報すべてをまとめて表示できます。 例としては、平均または最大の数値フィールドの値、1 つのフィールド内の文字列値の合計数などが挙げられます。
使用可能な整理方法を組み合わせて使用することで、迅速な参照が可能な、整理された詳細とサマリー情報の両方を提供するレポートを作成できます。 グループ化と並べ替えは、既存のレポートに追加することも、最初のレポート作成後に更新することもできます。
新しいレポートの作成ウィンドウでのデータの整理
グループ化と並べ替えは、レポート データに適用可能なオプション レベルの整理方法ですが、 レポート作成時に定義することができます。 [新しいレポートの作成] ウィンドウでデータを整理するには、次の手順を実行します。
- [挿入] タブの [プロジェクト] グループで、[新しいレポート]
をクリックして [新しいレポートの作成] ウィンドウを開きます。または、[コンテンツ] ウィンドウ内でレイヤーを右クリックして [新しいレポート]
をクリックし、ウィンドウを開いてレポートのデータ ソースを直接設定します。 - 「[新しいレポートの作成] ウィンドウ」で、[レポート名] および [データ ソース] オプションを確認または更新し、[次へ] をクリックします。
- [データのフィルター処理] オプションで、レポートに表示するフィールドと行を指定して [次へ] をクリックします。
- [データの整理] オプションで、データのグループ化の基準にするフィールドを選択し、対応する並べ替え方向を設定します。
並べ替え方向には昇順と降順が含まれ、追加オプションとして大文字と小文字の区別がある並べ替え順序を使用できます。 複数グループはトップダウン方式で並べ替えられます。
- 必要な追加のデータ並べ替えを指定します。 この並べ替えは、各グループ内の見かけ上のものになります。 グループ化されたフィールドで必要となる並べ替えの後、複数の並べ替えレベルをトップダウン方式で適用するときには、グループに使用されていないフィールドのみを選択できます。
- オプションで「統計サマリー」を含むように定義します。
- [次へ] をクリックして「レポートの設計」オプションを実行するか、[完了] をクリックし、現在の構成を使用してレポートを生成します。
リボンによるレポートへのグループ化の追加
追加のグループ化は、次の手順を使用することで、いつでもレポートに追加できます。
- [挿入] タブの [データ] グループで、[グループ] ボタン
をクリックしてグループの挿入ダイアログ ボックスを開きます。 - グループ化の基準にするフィールドと、対応する並べ替え方向を選択します。
- [OK] をクリックします。
新しいグループ ヘッダーおよびフッターがレポート セクションに追加されます。
レポート プロパティでのデータ整理の変更
並べ替えやグループ化を設定後に変更するには、次の手順を実行します。
- [コンテンツ] ウィンドウで、レポート タイトルを右クリックし、[プロパティ] をクリックします。
- [グループ化と並べ替え] タブをクリックします。
- データのグループ化の基準にするフィールドと、対応する並べ替え方向を選択します。
- 必要な追加のデータ並べ替えを指定します。
または、[解除] ボタンをクリックして、すべてのグループ化と並べ替えを削除します。
- [OK] をクリックして、変更を適用します。