Информация, отображаемая в отчете, поступает непосредственно из полей слоя или таблицы, для которой сделан данный отчет. Одним из способов настройки отчета является организация его данных. Когда информация делится на группы, это может помочь выявить тенденции, которые в противном случае могут остаться незамеченными. Например, может потребоваться сгруппировать определенные записи сотрудников по подразделениям, где они числятся, и отсортировать их по возрастанию на основе даты найма.
Отчеты поддерживают следующие три метода организации:
- Группировка – сбор записей отчета по общему значению.
- Сортировка – упорядочивание записей отчета в алфавитном или числовом порядке на основе значений в одном или нескольких полях. Сортировка может выполняться в порядке возрастания или убывания. Дополнительно можно применять чувствительность к регистру.
- Суммарная статистика – показывает всю информацию для записей отчета. Например, это могут быть среднее или максимальное числовое значение поля, а также общее количество строковых значений в поле.
Используя комбинацию доступных организационных методов, можно создать отчет, содержащий как организованные сведения, так и сводную информацию для быстрого ознакомления. Группировка и сортировка также могут быть добавлены в существующий отчет, а также обновлены после создания первоначального отчета.
Организация данных на панели Создать новый отчет
Группировка и сортировка являются дополнительными способами организации данных, которые можно применить в отчете. Вы можете задать это во время создания отчета. Чтобы организовать данные на панели Создать новый отчет, выполните следующие шаги:
- На вкладке Вставка в группе Проект щелкните Новый отчет
, чтобы открыть панель Создать новый отчет.Или щелкните слой правой кнопкой мыши на панели Содержание и выберите Новый отчет
, чтобы открыть панель и получить сразу заполненный источник данных отчета. - На панели Создать новый отчет, просмотрите или измените опции Имя отчета и Источник данных и нажмите Далее.
- В опциях Фильтр данных укажите поля и строки, которые будут отображаться в отчете и нажмите Далее.
- В опциях Организовать данные выберите поля, по которым будут группироваться данные и настройте сортировку.
Сортировка может выполняться по возрастанию и по убыванию с дополнительной возможностью учета регистра. Несколько групп сортируются в порядке сверху вниз.
- Укажите любую дополнительную сортировку данных. Эта сортировка будет видна в каждой группе. Только те поля, которые не используются в качестве группировки, можно выбрать для нескольких уровней сортировки, которые применяются в порядке сверху вниз после той сортировки, которая происходит внутри сгруппированных полей.
- Дополнительно вы можете включить любую суммарную статистику.
- Щелкните Далее, чтобы продолжить работу с опциями Дизайна отчета, или щелкните Готово, чтобы сгенерировать отчет, использующий текущую конфигурацию.
Добавление группировки в отчет, используя ленту
В отчет можно добавить дополнительную группировку в любое время с помощью следующих шагов:
- На вкладке Вставка в группе Данные нажмите кнопку Группировка
, чтобы открыть диалоговое окно Вставить группировку. - Выберите поле, которое вы хотите группировать и соответствующее направление сортировки.
- Нажмите OK.
В раздел отчета будут добавлены новый верхний и нижний колонтитулы группы.
Изменение организации данных из свойств отчета
Сортировка и группировка могут быть изменены после их создания, используя следующие шаги:
- На панели Содержание щелкните правой кнопкой заголовок отчета и выберите Свойства.
- Щелкните вкладку Группировка и сортировка.
- Выберите поля, по которым необходимо сгруппировать данные, и соответствующее направление сортировки.
- Укажите любую дополнительную сортировку данных.
Или нажмите кнопку Очистить, чтобы удалить все настройки группировки и сортировки.
- Чтобы применить изменения, щелкните OK.