Organiser les données de rapport

Les informations qui apparaissent dans un rapport proviennent directement des champs de la couche ou table sur laquelle repose le rapport. Vous avez la possibilité de personnaliser un rapport en organisant ses données. La division des informations en groupes facilite l’identification de grandes tendances qui, sinon, risqueraient de passer inaperçues. Vous pouvez par exemple regrouper les enregistrements de certains employés en fonction du service auquel ils appartiennent et les trier par ordre croissant selon leur date d’embauche.

Vous pouvez organiser les rapports selon trois méthodes :

• Groupement : rassemblez les enregistrements en fonction d’une valeur commune.
• Tri : organisez les enregistrements des rapports par ordre alphabétique ou numérique en fonction des valeurs d’un ou de plusieurs champs. Le tri peut s’effectuer par ordre croissant ou décroissant. Vous pouvez également respecter ou non la casse.
• Résumés statistiques : affichez l’ensemble complet des informations pour les enregistrements signalés. Parmi les exemples figurent une valeur de champ numérique moyenne ou maximale, ainsi que le nombre total de valeurs de chaîne dans un champ.

En associant les différentes méthodes d’organisation disponibles, vous pouvez créer un rapport qui fournit à la fois des détails organisés et des informations récapitulatives. Vous pouvez également ajouter le groupement et le tri à un rapport existant, et les mettre à jour après la création initiale du rapport.

Organiser les données dans la fenêtre Create New Report (Créer un nouveau rapport)

Le groupement et le tri sont des niveaux d’organisation facultatifs qui peuvent s’appliquer à vos données de rapport. Vous pouvez toutefois les définir pendant la création du rapport. Pour organiser les données dans la fenêtre Create New Report (Créer un nouveau rapport), procédez comme suit :

1. Dans l’onglet Insert (Insertion), dans le groupe Project (Projet), cliquez sur New Report (Nouveau rapport) pour ouvrir la fenêtre Create New Report (Créer un rapport).

   Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur une couche dans la fenêtre Contents (Contenu) et cliquez sur New Report (Nouveau rapport) pour ouvrir la fenêtre et définir directement la source de données du rapport.

2. Dans la fenêtre Create New Report (Créer un rapport), passez en revue ou mettez à jour les options Report Name (Nom du rapport) et Data Source (Source de données), puis cliquez sur Next (Suivant).
3. Dans les options Filter the data (Filtrer les données), spécifiez les champs et lignes à afficher dans votre rapport et cliquez sur Next (Suivant).
4. Dans les options Organize the data (Organiser les données), sélectionnez les champs selon lesquels regrouper les données et définissez une direction de tri correspondante.

   Vous pouvez trier les données par ordre croissant et décroissant, et configurer le respect de la casse. Plusieurs groupes sont triés de haut en bas.

5. Spécifiez une option de tri supplémentaire si vous le souhaitez. Ce tri sera apparent dans chaque groupe. Seuls les champs qui ne sont pas utilisés comme groupes peuvent être sélectionnés, car plusieurs niveaux de tri sont appliqués de haut en bas après le tri requis par les champs groupés.
6. Vous pouvez également définir des résumés statistiques à inclure.
7. Cliquez sur Next (Suivant) pour passer aux options Design the report (Concevoir le rapport) ou cliquez sur Finish (Terminer) pour générer le rapport à l’aide de la configuration actuelle.

Ajouter un groupement dans un rapport depuis le ruban

Vous pouvez à tout moment ajouter un groupement supplémentaire dans un rapport en procédant comme suit :

1. Dans l’onglet Insert (Insertion), dans le groupe Data (Données), cliquez sur le bouton Group (Groupe) pour ouvrir la boîte de dialogue Insert Group (Insérer un groupe).
2. Choisissez le champ de groupement voulu et la direction de tri correspondante.
3. Cliquez sur OK.

Un nouvel en-tête et pied de page de groupe sera ajouté au rapport.

Modifier l’organisation des données dans les propriétés du rapport

Vous pouvez modifier le tri et le groupement en procédant comme suit :

1. Dans la fenêtre Contents (Contenu), cliquez avec le bouton droit sur le titre du rapport et sélectionnez Properties (Propriétés).
2. Cliquez sur l’onglet Grouping and Sorting (Groupement et tri).
3. Sélectionnez les champs de groupement des données voulus et une direction de tri correspondante.
4. Spécifiez une option de tri supplémentaire si vous le souhaitez.

   Vous pouvez également cliquer sur le bouton Clear (Effacer) pour supprimer tous les modes de groupement et de tri.

5. Cliquez sur OK pour appliquer cette modification.